Pengenalan Sistem Informasi dan Strategi Organisasi

 

 

Pengenalan Sistem Informasi Dan Strategi Organisasi

1. Pentingnya sistem informasi
 2. Dampak teknologi informasi terhadap
organisasi dan peranan sistem informasi

3. Keuntungan teknologi informasi pada organisasi

4. Sistem informasi untuk kebutuhan kompetitif
5. Strategi kompetitif dan sistem informasi strategi

___________________________________________________________

1. Pentingnya sistem informasi

→ Sistem informasi mempunyai peran yang penting dalam kinerja sebuah organisasi. Sistem informasi memberikan banyak keuntungan, dari tugas yang simple seperti proses transaksi pada level operasional sampai ke tugas yang sulit seperti membuat keputusan penting dan kompetitif pada tingkat strategis organisasi.
Sebelum membuat sebuah keputusan, memiliki informasi yang akurat, valid dan cukup akan mempermudah dalam memprediksi apakah pilihan yang diambil lebih baik daripada pilihan lainnya. Tanpa adanya informasi yang mendukung sebuah keputusan maka keputusan tersebut bukanlah pilihan yang rasional dan sangat beresiko. Hal ini tentu dikhawatirkan akan menyebabkan ketidakstabilan dalam perusahaan. Oleh karena itulah dibutuhkan adanya sebuah sistem informasi sebagai sumber informasi dasar yang valid dan baik yang digunakan sebagai bahan pertimbangan saat pengambilan keputusan dilakukan.
 

Pentingnya sistem informasi dalam mengembangkan perusahaan adalah

1. Perusahaan dapat memproses setiap informasi yang ada pada      perusahaan tersebut.

2.   Memudahkan manajemen waktu. Karena bagi perusahaan, waktu adalah poin penting di dalam mengembangkan perusahaan.

3.     Perusahaan akan lebih sigap dengan kekeliruan data yang ada.

4.     Perusahaan dapat mengontrol perkembangan bisnis.

5. Sistem informasi perusahaan akan menghindari kesalah fatal yang disebabkan oleh manusia.

Berdasarkan uraian di atas, perusahaan haruslah sadar bahwasanya sistem informasi perusahaan itu adalah sistem yang penting untuk memajukan perusahaan. Dengan menggunakan sistem informasi yang terkomputerisasi, perusahaan akan lebih mudah untuk berkembang dan mencapai target yang diinginkan oleh perusahaan tersebut.

Dengan adanya sistem informasi, kinerja dari perusahaan tersebut juga akan lebih meningkat. Karena perusahaan tersebut bekerja dengan langkah-langkah yang sudah tepat. Perusahaan bekerja dengan baik berdasarkan dengan laporan yang telah diproses oleh sistem informasi.

2. Dampak teknologi informasi terhadap organisasi dan peranan sistem informasi

 

→ Dampak TI pada organisasi

Penggunaan teknologi informasi, termasuk Web, telah membawa banyak perubahan organisasional dalam berbagai area, antara lain:

1. Struktur organisasi, otoritas, kekuatan

TI memungkinkan peningkatan produktivitas para manajer, perluasan pengendalian (banyak karyawan untuk tiap supervisor), dan pengurangan jumlah manajer serta tenaga ahli. Maka akan semakin sedikit tingkat manajerial yang akan ada dalam banyak perusahaan, dan akan makin sedikit pula staf manajer operasi. Hierarki organisasional yang lebih datar akan menghasilkan pengurangan dalam jumlah total karyawan, rekayasa ulang proses bisnis, peningkatan produktivitas karyawan, dan kemampuan karyawan di tingkat yang lebih rendah untuk melakukan pekerjaan di tingkat yang lebih tinggi melalui dukungan sistem informasi. Perkembangan terbaru dalam sistem terkomputerisasi mengubah struktur kekuatan dalam perusahaan.

2. Tugas dalam pekerjaan

Sebuah tugas dalam pekerjaan akan berhubungan dengan tanggung jawab pekerjaan tersebut. Dalam hal ini TI mengubah tugas dalam pekerjaan dan kumpulan kemampuan. Tanggung jawab pekerjaan penting tidak hanya karena berkaitan dengan stuktur perusahaan, tetapi juga karena berkaitan dengan kepuasan karyawan, kompensasi, status, dan produktivitas. Berbagai perubahan dalam tanggung jawab pekerjaan terjadi ketika restrukturisasi proses bisnis dilakukan, dalam hal ini diperlukan kemampuan komputer dalam tingkat yang lebih tinggi untuk para pekerja dan perlunya pelatihan ulang.

3. Jenjang karier karyawan

Peningkatan penggunaan TI dalam perusahaan secara signifikan dan dapat menimbulkan dampak tidak terduga atas jenjang karier. Telah banyak profesional berkeahlian tinggi yang telah mengembangkan kemampuan mereka melalui pengalaman selama bertahun-tahun, memiliki serangkaian posisi yang menghadapkan mereka pada situasi yang makin sulit dan rumit. Penggunaan e-learning dan tutorial inteligen dapat menjadi jalan pintas bagi pembelajaran ini karena memungkinkan pengangkapan dan pengelolaan penggunaan pengetahuan secara lebih efisien.

4. Supervisi

Fakta bahwa pekerjaan seorang karyawan dilakukan secara online dan disimpan secara elektronik menimbulkan kemungkinan adanya supervisi elektronik yang lebih besar. Supervisi jarak jauh lebih banyak menekankan pada pekerjaan yang diselesaikan dan lebih sedikit berkaitan dengan hubungan personal serta politik kantor. Dalam hal ini internet memiliki potensi untuk meningkatkan supervisi jarak jauh.

5. Pekerjaan manajer

Tugas yang paling penting bagi manajer adalah mengambil keputusan. TI dapat mengubah cara pengambilan keputusan dibuat, dan akibatnya juga mengubah pekerjaan para manajer. Bagi para manajer teknolog informasi memberi mereka waktu untuk keluar dari kantor dan masuk ke lapangan. Mereka juga dapat meluangkan lebih banyak waktu untuk aktivitas perencanaan. Pengumpulan informasi untuk pengambilan keputusan kini dapat dilakukan secara lebih cepat melalui mesin pencari dari internet. TI mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melengkapi tahapan dalam proses pengambilan keputusan. TI juga dapat mengubah syarat kepemimpinan, contohnya komunikasi langsung yang biasanya dilakukan dapat digantikan oleh e-mail dan konferensi terkomputerisasi. Hal tersebut menyebabkan kualitas kepemimpinan yang berkaitan dengan kehadiran fisik akan berkurang. Kepemimpinan yang efektif dapat dianggap lebih berkaiatan dengan komunikasi berbasis komputer.

Peranan sistem informasi

Sistem informasi memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah organisasi atau perrusahaan. Sistem informasi memiliki peran dalam menunjang kegiatan bisnis operasional, menunjang manajemen dalam pengembilan keputusan, dan menunjang keunggulan strategis kompetitif.

• Menunjang kegiatan bisnis operasional.
• Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi kegiatan bisnis sehari-hari. Ketkka tanggapan atau respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan sistem informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi ke berbagai fingsi bisnis menjadi kritis atau penting.
• Menunjang untuk pengambilan keputusan.
• Sistem informasi dapat mengombinasikan informasi untuk membantu manajer menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih tepat, dan lebih bermakna.
• Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran startegis perusahaan dapat menciptakan keunggulan bersaing di pasar.

3. Keuntungan teknologi informasi pada organisasi

→ Kemajuan yang telah dicapai manusia dalam bidang Teknologi Informasi merupakan sesuatu yang patut kita syukuri karena dengan kemajuan tersebut akan memudahkan manusia dalam mengerjakan pekerjaan dan tugas yang harus dikerjakannya. Namun, tidak semua kemajuan yang telah dicapai tersebut membawa dampak positif.

Keuntungan :

1. Kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu tempat  dan tempat yang lain.
2. Semakin maraknya penggunaan Teknologi Informasi akan semakin membuka lapangan pekerjaan.
3. Bisnis yang berbasis Teknologi Informasi atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-traansaksi bisnis suatu perusahaan atau perorangan
4. Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan.

4. Sistem informasi untuk kebutuhan kompetitif

→ Keunggulan kompetitif adalah keunggulan yang dimiliki oleh perusahaan dimana keunggulannya dipergunakan untuk berkompetisi dan bersaing dengan perusahaan lainnya untuk meningkatkan value (nilai) perusahaan baik dalam hal peningkatan laba maupun citra perusahaan. Contoh perusahaan-perusahaan telekomunikasi berusaha untuk mendapatkan konsumen sebanyak-banyaknya dengan cara berkompetisi sesuai dengan keunggulan yang dimilikinya.

Dalam upaya  mencapai keunggulan kompetitif, perusahaan harus  menghadapi tantangan bahkan  tekanan-tekanan internal dan eksternal perusahaan. Salah satu pendekatannya adalah bagaimana mengefektifkan potensi sumberdaya yang ada, bisa melalui peningkatan kualitas produk dan layanan kepada pelanggan, maupun melalui pemanfaatan kemajuan teknologi informasi.

Strategi bersaing merupakan upaya mencari posisi bersaing yang menguntungkan dalam suatu industry. Strategi bersaing bertujuan membina posisi yang menguntungkan dan kuat dalam melawan kekuatan yang menentukan persaingan dalam industri.

5. Strategi kompetitif dan sistem informasi strategi

→ Sistem informasi strategis dapat dimanfaatkan membantu perusahaan agar dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang dalam menghadapi tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam perusahaan. Dalam model klasik Michael Porter mengenai strategi kompetitif, bisnis apapun yang ingin mempertahankan hidup dan berhasil haruslah mengembangkan serta mengimplementasikan berbagai strategi untuk secara efektif mengatasi :

• Pesaing yang sudah ada (rivalry among existing competitor)
• Ancaman pesaing baru (threat of new entrants)
• Ancaman produk subtitusi/pengganti (threat of subtitute product and service)
• Kekuatan tawar-menawar dari pelanggan (bargaining power of consumers)
• Kekuatan tawar-menawar dari pemasok (bargaining power of suppliers)

Diilustrasikan pula bahwa bisnis dapat mengatasi berbagai ancaman tekanan kompetitif yang dihadapi perusahaan dengan mengimplementasikan strategi :

1.     Strategi Kepemimpinan dalam biaya. Menjadi produsen produk dan jasa yang berbiaya rendah dalam industri. Selain itu perlu itemukan berbagai cara untuk membantu para pemasok atau pelanggan mengurangi biaya mereka atau meningkatkan biaya peasingnya.

2.     Strategi Diferensiasi. Mengembangkan berbagai cara untuk melakukan diferensiasi produk dan jasa perusahaan dari para pesaingnya atau mengurangi keunggulan diferensiasi para pesainnya. Al ini dapat memungkinkan perusahaan dapat berfokus pada produk atau jasa agar mendapatkan keunggulan dalam segmen atau ceruk tertentu suatu pasar.

3.     Strategi Inovasi. Menemukan berbagai cara baru untuk melakukan bisnis hal ini dapat melibatkan pengembangan berbagai produk dan jasa yang uni, atau masuk ke dalam pasar atau ceruk pasar yang unik. Hal ini juga dapat melibatkan pelaksanaan perubahan yang radikal atas proses bisnis dalam memproduksi atau mendistribusikan produk dan jasa yang begitu berbeda dari cara bisnis yang dilakukan, hingga dapat mengubah struktur dasar industri.

4.     Strategi Pertumbuhan. Secara signifikan memperluas kemampuan perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa, memperluas ke pasar global, melakukan diversifikasi produk dan jasa baru, atau berintegrasi dengan produk dan jasa yang berhubungan.

5.     Strategi Persekutuan. Membuat hubungan dan persekutuan bisnis baru dengan para pelanggan, pemasok, pesaing, konsultan, dan perusahaan-perusahaan lainnya. Hubungan ini meliputi merger, akuisisi, joint venture, membentuk perusahaan virtual, atau kesepakatan pemasaran, manufaktur, atau distribusi antara suatu bisnis dengan mitra dagangnya.

Suatu perusahaan dapat mencapai keunggulan kompetitif melalui penggunaan sumber daya virtualnya. Di dalam bidang sistem informasi keunggulan kompetitif (competitive advantage) mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapat pengungkitan (leverage) di dalam pasar.

Menurut Porter (dalam McLeod : 2007) perusahaan akan meraih keunggulan kompetitif dengan menciptaan rantai nilai (value chain), Margin adalah nilai dari produk dan jasa perusahaan setelah dikurangi harga pokoknya, seperti yang diterima pelanggan perusahaan. Meningkatkan margin adalah tujuan dari meningkatkan rantai nilai. Perusahaan menciptakan nilai dengan melakukan aktifitas nilai (value activities). Aktifitas nilai terdiri atas dua jenis : utama dan pendukung.

Teknologi informasi dapat dimanfaatkan untuk mengimplementasikan lima srategi kompetitif dasar dari Porter tersebut. Perusahaan menggunakan sistem informasi strategis, misalnya dengan menggunakan teknologi internet untuk bisnis elektronik dan aplikasi perdagangan. Dapat diilustrasikan bagaimana upaya perusahaan melalui pemanfaatan Teknologi informasi untuk meraih peningkatan efisiensi , menciptakan peluang bisnis baru , memelihara hubungan baik dengan pelanggan dan pemasok.

Adapun strategi dasar penggunaan teknologi informasi (TI) dalam bisnis adalah :

1. Biaya yang lebih rendah

• Gunakan TI untuk mengurangi secara mendasar biaya proses bisnis
• Gunakan TI untuk menurunkan biaya pelanggan atau pemasok

2. Diferensiasi

• Kembangkan berbagai fitur TI baru untuk melakukan diferensiasi produk dan jasa
• Gunakan berbagai fitur TI untuk mengurangi keunggulan diferensiasi para Pesaing.
• Gunakan berbagai fitur TI untuk memfokuskan diri pada ceruk pasar yang dipilih

3. Inovasi

• Buat produk dan jasa baru yang memasukkan berbagai komponen TI
• Kembangkan pasar baru atau ceruk pasar baru yang unik dengan bantuan TI
• Buat perubahan radikal atas proses bisnis dengan TI yang secara dramatis akan memangkas biaya, meningkatkan kualitas, efisiensi, atau layanan pelanggan, atau mempersingkat waktu ke pasar

4. Mendukung Pertumbuhan

• Gunakan TI untuk mengelola perluasan bisnis secara regional dan global
• Gunakan TI untuk mendiversifikasi serta mengintegrasikan produk dan jasa lainnya.

5. Kembangkan Persekutuan

• Gunakan TI untuk membuat organisasi virtual yang terdiri dari para mitra bisnis
• Kembangkan sistem informasi antar perusahaan yang dihubungkan oleh 

Internet dan ekstranet yang akan mendukung hubungan bisnis strategis dengan para pelanggan, pemasok, subkontraktor, dan pihak lain.

Strategi Kompetitif lainnya

Apakah TI bisa berperan dalam memenangkan persaingan dibawah tekanan yang serba kompetitif ? Menurut Mc Farlan dan Mc Kenny menjawab pertanyaan tersebut di atas dengan mengajukan 5 (lima) pertanyaan berikut ini :

1. Dapatkah TI merubah dasar persaingan?
Pertanyaan ini diajukan untuk menjawab ancaman dari pesaing-pesaing yang sudah ada. TI harus bisa berperan merubah dasar cara bersaing. Contoh terbaik adalah penjualan buku lewat internet yang dilakukan oleh www.amazon.com yang revolusioner. Dan ketika perusahaan sejenis mulai bermunculan, amazon.com segera merubah taktik dengan menjalin kerjasama dengan situs-situs terkemuka di dunia

dengan menempelkan bannernya dan perkembangan yang terjadi kemudian justru kini banya situs yang mendaftarkan diri ke amazon.com sebagai link dari amazon.com dengan pembagian keuntungan yang layak.

2. Dapatkah TI membangun halangan untuk masuk bagi pesaing ?
Untuk mengatasi ancaman pesaing-pesaing baru, perusahaan dapat melakukannya dengan membangun halangan-halangan untuk masuk sebagai mekanisme pertahanan diri. Ada banyak cara untuk melakukan hal tersebut. Membuat produk skala ekonomis, membuat biaya berpindah, menguasai akses ke chanel distribusi, membuat produk atau jasa yang berbeda atau menciptakan biaya yang mahal untuk kompetisi. Dalam bidang ini, TI disebut sebagai pemampu (enabler) karena memang potensial untuk menciptakan hal tersebut..

3. Dapatkah TI digunakan untuk menghasilkan produk-produk baru ?
Pertanyaan ini diajukan untuk menjawab ancaman dari produk-produk baru yang biasanya dimotori oleh bidang Research and Development yang didukung oleh TI yang canggih.

4. Dapatkah TI membangun biaya berpindah ?
Pertanyaan ini berhubungan dengan kekuatan tawar-menawar dari para konsumen atau pelanggan. Sudah diakui oleh kalangan bisnis jika para pelanggan memiliki kekuatan tawar-menawar. Untuk menjadikan pelanggan tetap setia dan loyal, kekuatan tawar-menawar pelanggan tersebut harus dikurangi. Pelanggan harus dikunci untuk tetap setia dan loyal. Cara yang paling efektif untuk mengunci pelanggan agar tetap loyal adalah dengan menimbulkan switching costs/biaya berpindah.

Contoh lain adalah dari perusahaan McKesson corp, sebuah perusahaan obat. McKesson memberikan terminal-terminal kepada para pelanggannya, toko-toko obat dan apotik yang digunakan untuk pemesanan obat secara online. Pelanggan McKesson mempunyai 2 (dua) alternatif, memesan obat pada McKesson dengan beberapa keuntungan dengan menghemat beberapa macam biaya seperti biaya kesalahan, biaya finansial, biaya waktu dan biaya kenyamanan. Atau memesan ke supplier obat lainnya dengan mengeluarkan biaya pulsa telepon, biaya kertas faks, resiko kekeliruan dalam pemesanan dan kekurang nyamanan dalam melakukan pemesanan.

5. Dapatkah TI merubah keseimbangan kekuatan dari hubungan dengan pemasok ?

Pertanyaan ini adalah untuk menjawab ancaman kekuatan tawar-menawar dengan pemasok/supplier. Pemasok mempunyai kekuatan tawar-menawar untuk menentukan harga barang dan waktu pengiriman barang terutama untuk barang yang langka atau cepat terserap habis di pasaran atau barang-barang yang memiliki permintaan yang tinggi dari konsumennya. Kekuatan pemasok tersebut bisa diimbangi dengan cara menimbulkan persaingan antar pemasok dan memilih pemasok yang terbaik.

Salah satu contohnya adalah ritel WalMart dan Macro (Indonesia). Perusahaan tersebut meminta pemasoknya untuk mengontrol sendiri inventorinya masing-masing dan mengecek faktur pengiriman dan tagihan-tagihan pemasok itu sendiri via web/internet maupun saling menghubungkan TI dengan para pemasoknya. Dengan cara ini, Wal Mart dan Macro dapat menghemat biaya persediaan barang dan biaya-biaya administrasi lainnya dan meningkatkan akurasi data serta efesiensi kerja serta memilih pemasok yang terbaik untuk memasarkan produk-produk sejenis.

Rangkuman

1.     Keunggulan Kompetitif suatu perusahaan dapat diwujudkan jika senantiasa berupaya mengatasi pesaing yang sudah ada. Pesaing baru.ancaman barang atau produk pengganti, kekuatan tawar pelanggan dan pemasok.

2.     Perkembangan Sistem Informasi telah banyak dimanfaatkan oleh perusahaan bisnis dan tidak sedikit perusahaan yang telah memanfaatkan SI sebagai strategi kompetitif.

3.     Melalui model rantai nilai, aktifitas nilai utama dan pendukung perusahaan diarahkan agar dapat menggunakan dan menghasilkan informasi untuk dimanfaatkan para eksekutif perusahaan.

4.     Sistem informasi strategis dapat dimanfaatkan untuk mengatasi tekanan kompetitif dengan menggunakan strategi yang kompetitif pula.

5.     Keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan Sistem Informasi untuk meningkatkan kualitas informasi, kontrol kinerja perusahaan dan peningkatan layanan untuk memenangkan persaingan.